Acuerdo de encargo del tratamiento

1. Objeto, duración y carácter del tratamiento

Recaut tratará datos por cuenta del Cliente para prestar las funciones contratadas o habilitadas de agenda, calendarios, citas, recordatorios, mensajería, soporte y asistencia mediante inteligencia artificial. El tratamiento durará mientras el Cliente mantenga activa la cuenta y, al finalizar, durante el plazo limitado de exportación y supresión previsto en este acuerdo. Este acuerdo no convierte a Recaut en responsable de los fines que determine el Cliente.

2. Naturaleza, finalidades, datos y personas afectadas

Las operaciones pueden incluir recogida, consulta, organización, almacenamiento, modificación, comunicación a proveedores integrados, recuperación, bloqueo y supresión de datos necesarios para operar Recaut.

• Personas afectadas: clientes y contactos del negocio, personas que soliciten una cita, empleados o colaboradores configurados por el Cliente y usuarios de su cuenta.
• Datos: nombre, datos de contacto, identificadores de calendario y evento, disponibilidad, fecha y hora de citas, servicio solicitado, estados y comunicaciones relacionadas; configuración del negocio y datos técnicos necesarios para soporte.
• Llamadas atendidas con IA (si el Cliente activa la función): número de quien llama, duración y resultado de la llamada, avisos para devolver la llamada y el audio de la conversación, que se procesa en tiempo real con el proveedor de voz para mantener la conversación y no se graba. El asistente informa al inicio de que es un asistente virtual; el Cliente debe informar a sus clientes de que su teléfono puede ser atendido por él.
• Datos especiales: el Cliente no debe introducir datos de salud, biométricos, de menores u otras categorías especiales, ni datos relativos a infracciones, salvo que Recaut habilite expresamente ese uso y las partes documenten antes las garantías y condiciones necesarias.

3. Instrucciones documentadas

El Cliente instruye a Recaut para tratar los datos según la configuración de la cuenta, las funciones elegidas, las instrucciones documentadas que proporcione y este acuerdo. Recaut informará al Cliente si considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos y podrá suspender únicamente la operación afectada mientras se aclara la instrucción. Recaut no utilizará los datos del Cliente para publicidad propia, crear perfiles comerciales de sus clientes ni entrenar modelos generales.

4. Obligaciones del Cliente

El Cliente garantiza que determina lícitamente los fines y medios del tratamiento, dispone de una base jurídica, ha facilitado la información correspondiente y limitará los datos a los necesarios. Debe configurar correctamente calendarios, destinatarios y automatizaciones; gestionar solicitudes de derechos de las personas afectadas; y evitar introducir categorías especiales de datos no autorizadas.

5. Obligaciones de Recaut

• Tratar los datos solo siguiendo instrucciones documentadas del Cliente, salvo obligación legal, que se comunicará antes cuando la ley lo permita.
• Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos estén sujetas a deber de confidencialidad.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, incluyendo controles de acceso, separación lógica de negocios, protección de credenciales y tokens, copias de seguridad y gestión de incidentes.
• Asistir razonablemente al Cliente, atendiendo a la naturaleza del tratamiento, en solicitudes de derechos, seguridad, notificación de brechas y evaluaciones de impacto.
• Facilitar la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitir auditorías razonables, con preaviso, alcance proporcional, confidencialidad y sin comprometer la seguridad de otros clientes.
• Notificar al Cliente sin dilación indebida tras tener conocimiento de una violación de datos que afecte a este tratamiento, con la información disponible para que pueda cumplir sus obligaciones.

6. Subencargados

El Cliente autoriza con carácter general el uso de los proveedores indicados en la Política de privacidad cuando sean necesarios para la función activada. La lista distingue proveedores activos de integraciones todavía no disponibles. Recaut impondrá obligaciones de protección de datos adecuadas a sus subencargados y seguirá siendo responsable frente al Cliente conforme al artículo 28 del RGPD. Recaut comunicará cambios materiales en la lista con antelación razonable; el Cliente podrá formular objeción motivada por escrito dentro de los 15 días siguientes. Si no existe una alternativa razonable, cualquiera de las partes podrá dejar de utilizar la función afectada sin penalización, sin perjuicio de los importes ya devengados.

7. Transferencias internacionales

Recaut no autoriza transferencias internacionales distintas de las necesarias para prestar las funciones activadas y descritas en la Política de privacidad. Cuando un subencargado trate datos fuera del Espacio Económico Europeo, Recaut verificará que la transferencia se apoye en una decisión de adecuación o en garantías adecuadas conforme al RGPD, y facilitará al Cliente información sobre dichas garantías cuando la solicite. El Cliente no dará instrucciones para transferir datos a terceros países sin las garantías exigibles.

8. Fin del servicio, devolución y supresión

Al finalizar la cuenta, el Cliente podrá solicitar exportación o devolución de los datos durante el periodo disponible. Recaut suprimirá los datos operativos del negocio dentro de los 90 días siguientes a la cancelación efectiva de la suscripción o al fin de la prueba cuando no se contrate un plan. Si el Cliente solicita expresamente eliminar la cuenta desde el panel, la purga se priorizará y no se generará el archivo contractual de cinco años, salvo obligación legal concreta. El borrado operativo se programará antes del día 90 para permitir la rotación de copias de respaldo. No se borrarán automáticamente eventos que ya se encuentren en calendarios externos ni datos que sus proveedores deban conservar conforme a sus propias condiciones. La conservación bloqueada de evidencia contractual mínima se rige por la Política de privacidad.

9. Prevalencia y contacto

Este acuerdo complementa los Términos y condiciones de Recaut. Si hubiera contradicción sobre el tratamiento de datos por cuenta del Cliente, prevalece este acuerdo. Para instrucciones o solicitudes relacionadas con este tratamiento: info@recaut.com.