Resuelve tus dudas sobre Recaut

Recaut es un asistente de llamadas con inteligencia artificial que atiende el teléfono de tu negocio cuando tú no puedes. Funciona como una recepcionista virtual disponible a cualquier hora: descuelga las llamadas que no coges, entiende lo que necesita el cliente y da, cambia o cancela la cita directamente en tu Google Calendar, sin que tengas que devolver la llamada ni apuntar nada a mano.

La idea es sencilla: la mayoría de negocios que trabajan con cita previa pierden clientes porque el teléfono suena justo cuando están atendiendo a otra persona, en una consulta, en una sesión o con las manos ocupadas. Quien llama para pedir cita y no obtiene respuesta casi nunca deja un mensaje en el contestador; busca el siguiente resultado en Google y reserva allí. Recaut evita que esa llamada se pierda.

A diferencia de un contestador automático o de una centralita con menús, Recaut mantiene una conversación natural por voz en castellano, consulta tu agenda en tiempo real y resuelve la petición durante la misma llamada. Tú sigues con tu trabajo y, al terminar, encuentras la cita ya apuntada en tu calendario de siempre.

Recaut está pensado para clínicas, centros de medicina estética, clínicas capilares, clínicas veterinarias, centros de terapia, despachos de abogados, estudios de fotografía, sastrerías, tiendas de vestidos de novia y, en general, cualquier profesional o pyme que gestione su agenda por teléfono.

Cuando no puedes coger el teléfono, tu operador desvía la llamada a Recaut y el asistente de voz la atiende al instante. Saluda en nombre de tu negocio, se presenta como asistente virtual y pregunta en qué puede ayudar. El cliente habla con normalidad, con sus propias palabras, y puede interrumpir o cambiar de idea igual que haría con una persona.

Si el cliente quiere pedir cita, Recaut pregunta qué servicio necesita y cuándo le viene bien, consulta la disponibilidad real de tu calendario y le propone como mucho tres huecos para no abrumarle. Antes de reservar repite en voz alta el día, la hora y el servicio, y con un sí claro del cliente crea la cita en tu Google Calendar. Si prefieres revisar cada cita, puedes hacer que queden como solicitud pendiente de tu aprobación: el asistente se lo explica al cliente y no la da por confirmada.

Si el cliente ya tiene una cita, Recaut le reconoce por su número de teléfono y puede decirle cuándo es, cambiarla a otro día u hora disponible o cancelarla. Si llama con número oculto, puede darle una cita nueva pidiéndole un teléfono de contacto, pero para cambiar o cancelar una cita existente toma nota y te deja aviso. Todo se hace con las reglas que tú has configurado: horarios, pausas, duración de cada servicio, profesionales y políticas de cambio o cancelación.

Las decisiones sobre huecos y reservas no las toma la inteligencia artificial por su cuenta: las calcula el sistema de agenda de Recaut a partir de tu configuración. La IA se encarga de la conversación; la agenda se encarga de que nunca se reserve una cita fuera de tus normas ni en un hueco ocupado.

Una recepcionista virtual con inteligencia artificial es un sistema que contesta el teléfono de un negocio por voz, entiende lo que pide la persona que llama y realiza tareas como dar citas, cambiarlas, cancelarlas o tomar nota de un recado, sin que intervenga una persona. Es la evolución del contestador automático y de las centralitas con menús de opciones.

Recaut es una recepcionista virtual especializada en la gestión de citas. No se limita a recoger mensajes: está conectada a tu agenda de Google Calendar y completa la reserva durante la llamada. Para el cliente, la experiencia es parecida a llamar y que le atienda alguien de tu equipo; para ti, significa no volver a perder una cita por no poder descolgar.

Frente a contratar a una persona para atender el teléfono, una recepcionista virtual está disponible a cualquier hora, incluidos la hora de comer, las noches, los fines de semana y los festivos, atiende sin esperas y tiene un coste mensual fijo muy inferior. Frente a un servicio externo de atención telefónica, no toma notas para que luego tú gestiones la cita: la gestiona directamente.

Recaut es una recepcionista virtual, no un contestador automático. Un contestador graba un mensaje que luego tienes que escuchar, interpretar y devolver; muchos clientes cuelgan al oír la señal y llaman a otro negocio, y cuando por fin devuelves la llamada ya han reservado en otro sitio o no contestan.

Recaut mantiene una conversación de verdad: pregunta, entiende la respuesta, consulta tu agenda, propone horarios y deja la cita confirmada en tu calendario antes de colgar. El cliente termina la llamada con su cita resuelta y tú no tienes que hacer nada.

Tampoco es una centralita con menús del tipo «pulse 1 para pedir cita, pulse 2 para cancelar». El cliente no tiene que navegar por opciones ni esperar a que le pasen con nadie: habla con naturalidad y el asistente se adapta a lo que dice.

Sí. Al empezar la llamada, Recaut se presenta como el asistente virtual de tu negocio, por ejemplo: «Hola, has llamado a Clínica Estética Marta, soy su asistente virtual, ¿en qué te ayudo?». Es una obligación legal: el artículo 50 del Reglamento europeo de Inteligencia Artificial exige avisar de forma clara de que se está hablando con una IA, y Recaut lo cumple en cada llamada.

Ese aviso es una frase breve y natural. A partir de ahí la conversación fluye como con una persona de tu equipo: voz en castellano de España, frases cortas, tono cercano, fechas dichas como las diría cualquiera («el jueves 30 a las cinco y media») y la posibilidad de interrumpir en cualquier momento.

Para quien llama, lo importante es que alguien conteste y le resuelva lo que necesita. Lo que de verdad molesta es que el teléfono suene y nadie lo coja.

No. Tus clientes siguen llamando a tu número de siempre, ya sea un teléfono fijo o un móvil. No tienes que imprimir tarjetas nuevas, cambiar tu ficha de Google Business Profile ni avisar a nadie.

Lo único que haces es activar en tu línea el desvío de llamadas hacia el número que te asigna Recaut, de forma que solo pasan al asistente las llamadas que no contestas o las que entran cuando estás comunicando. Si coges tú el teléfono, la llamada es tuya como siempre. Recaut solo actúa cuando tú no puedes.

Con una tarifa de llamadas ilimitadas, el desvío de llamadas suele ser gratis. Si tienes dudas sobre tu tarifa, tu operador puede confirmártelo.

Desde el panel de Recaut te damos el código de desvío ya preparado con el número que te hemos asignado, para que solo tengas que marcarlo en tu teléfono. En la mayoría de operadores móviles se usan estos códigos:

Desvío si no contestas: **61*número**20#, que envía a Recaut las llamadas que no coges en 20 segundos. Puedes ajustar ese tiempo según cuánto quieras que suene antes de que atienda el asistente. Desvío si comunicas: **67*número#, que envía a Recaut las llamadas que entran mientras estás hablando por teléfono. Desvío de todas las llamadas: **21*número#, útil si cierras por vacaciones o quieres que el asistente lo atienda todo durante un tiempo.

Para desactivar cada desvío basta con marcar ##61#, ##67# o ##21#. Puedes activarlos y desactivarlos cuando quieras, por ejemplo solo en las horas de más trabajo o cuando cierras. En líneas fijas, el desvío se suele activar desde el área de cliente de tu operador o llamando a su servicio de atención.

Recaut no te pasa la llamada en mitad de una consulta ni te interrumpe. Si el cliente prefiere hablar contigo, el asistente le pide su nombre y el motivo de la llamada, confirma su número de teléfono y le dice que le llamaréis en cuanto podáis. Tú recibes un aviso en el panel de Recaut con esos datos para devolverle la llamada cuando tengas un momento.

Lo mismo ocurre si el cliente pregunta algo que el asistente no sabe o no puede resolver, como un presupuesto concreto o una consulta médica. En lugar de inventarse una respuesta, Recaut toma nota y te deja el aviso. Así no pierdes al cliente, él sabe que le vas a llamar y tú decides cuándo hacerlo.

Esta forma de trabajar es una de las grandes ventajas frente a un contestador: el cliente no tiene que dejar un mensaje grabado ni volver a intentarlo, y tú tienes ordenados en un solo sitio todos los clientes pendientes de llamar.

Sí, y es precisamente cuando más llamadas se pierden. Muchos clientes llaman para pedir cita a la hora de comer, al salir del trabajo, por la noche o en fin de semana, cuando el negocio está cerrado. Con Recaut, esas llamadas se atienden igual que en horario de apertura.

El asistente solo ofrece huecos dentro del horario que tú has configurado, así que un cliente puede llamar un domingo por la tarde y reservar una cita para el lunes por la mañana. La cita aparece en tu calendario y el lunes, al abrir, ya la tienes en la agenda.

También puedes usar Recaut como servicio de atención telefónica en vacaciones, puentes o días de cierre: activas el desvío de todas las llamadas y el asistente sigue dando citas para cuando vuelvas.

Sí. Recaut se conecta a Google Calendar de forma segura, mediante la autorización oficial de Google. Consulta tu disponibilidad real en el momento de la llamada y crea el evento en tu calendario en cuanto el cliente confirma la cita.

Las citas que das o mueves tú a mano también se tienen en cuenta. Si apuntas una cita por tu cuenta, cancelas otra o bloqueas una tarde, el asistente lo ve y nunca ofrece un hueco que ya está ocupado. No hay que mantener dos agendas ni sincronizar nada.

No tienes que cambiar de programa de citas ni aprender a usar un software nuevo: sigues trabajando con tu calendario de siempre, desde el móvil o el ordenador, y Recaut se adapta a él.

Recaut se adapta a la forma de trabajar de cada negocio. Puedes configurar tu horario de apertura y cierre, las pausas para comer, los días festivos y los cierres por vacaciones, los tipos de cita o servicios que ofreces y la duración de cada uno, los profesionales que atienden y el horario de cada uno, y las reglas para cambiar o cancelar citas.

Con esa configuración, el asistente solo propone huecos que encajan de verdad: si un tratamiento dura 90 minutos, no lo ofrecerá en un hueco de una hora; si un profesional no trabaja los viernes, no dará citas con él ese día.

Los cálculos de horarios y disponibilidad los hace el sistema de agenda de Recaut, no la inteligencia artificial. Esto garantiza que, por muy natural que sea la conversación, la reserva final siempre respeta tus normas.

Recaut reconoce al cliente por el número desde el que llama y le dice qué citas tiene pendientes. Si quiere cancelar, el asistente lo confirma con él antes de hacerlo, elimina la cita de tu calendario y el hueco queda libre al momento para el siguiente cliente que llame pidiendo cita.

Si quiere cambiarla, Recaut le propone nuevos horarios disponibles, confirma el cambio en voz alta y mueve la cita en tu agenda sin que tengas que intervenir. Todo respetando las políticas de cambio y cancelación que hayas configurado. Si el cliente llama con número oculto, Recaut no puede comprobar que la cita es suya: en ese caso toma nota y te deja aviso para que la gestiones tú.

Esto reduce los huecos vacíos: un cliente que no puede venir y no consigue avisar suele acabar en una ausencia sin aviso. Si puede llamar y cancelar en cualquier momento, ese hueco vuelve a estar disponible para otro cliente.

El asistente de llamadas de Recaut cuesta 64,90 € al mes + IVA. Incluye las llamadas atendidas sin contar minutos, con un uso razonable para un negocio, la gestión de citas en Google Calendar (dar, cambiar y cancelar), los avisos para devolver llamadas y el registro de todas las llamadas atendidas en el panel.

En el panel ves en todo momento cuántos minutos llevas este mes. Si un mes el volumen fuera excepcional y se alcanzara el límite de uso razonable, el asistente avisa a quien llama de que el negocio le devolverá la llamada y te deja el aviso en el panel, así que ninguna llamada se queda sin respuesta.

Para valorar si te compensa, compara las llamadas que hoy no puedes atender, las citas que realmente recuperas y el tiempo que dedicas a devolverlas.

Anota cuántas llamadas no puedes atender, cuántas son peticiones de cita y cuánto tiempo dedicas a devolverlas. Así tendrás un punto de partida real.

Si empiezas a usar Recaut, compara periodos equivalentes y revisa las citas que realmente se gestionan durante esas llamadas. El resultado depende de tu volumen de llamadas y del valor de cada cita: no hay una cifra universal de ingresos recuperados.

Recaut sirve para cualquier negocio que trabaje con cita previa y reciba reservas por teléfono. Es especialmente útil en negocios donde el profesional está con un cliente la mayor parte del día y no puede atender el teléfono sin interrumpir su trabajo.

Algunos ejemplos: clínicas capilares, clínicas de reproducción asistida, centros de medicina estética, clínicas veterinarias, centros de terapia hormonal, clínicas dentales, fisioterapeutas, psicólogos, centros de estética y peluquerías, sastrerías, tiendas de vestidos de novia, estudios de fotografía, despachos de abogados y asesorías.

Funciona igual para un profesional autónomo que trabaja solo que para un centro con varios profesionales, cada uno con su agenda, sus servicios y su horario.

Mira cómo funciona en clínicas, clínicas veterinarias, fisioterapia, peluquerías y centros de estética y despachos y asesorías.

Sí. Las clínicas son uno de los casos donde más se nota: el personal está en consulta o atendiendo a pacientes, el teléfono suena constantemente y cada llamada perdida es un paciente que pide cita en otra clínica.

Recaut atiende las llamadas que recepción no puede coger, da citas en la agenda del profesional adecuado según el tratamiento, gestiona cambios y cancelaciones y deja aviso para que llaméis a quien necesite hablar con una persona. Funciona en clínicas de medicina estética, clínicas capilares, clínicas dentales, fisioterapia, veterinarias y centros de reproducción asistida, entre otras.

El asistente no da consejos médicos ni responde consultas clínicas: si un paciente pregunta algo de ese tipo, toma nota y deja el aviso para que le llaméis. La clínica debe informar a sus pacientes de que el teléfono puede ser atendido por un asistente virtual.

Sí. Cada llamada atendida queda registrada en tu panel de Recaut con su fecha, su duración y su resultado: cita reservada, cita cambiada, cita cancelada, consulta resuelta o aviso para que llames al cliente. Así sabes en todo momento qué ha pasado en tu teléfono mientras estabas ocupado.

Los avisos de clientes que quieren hablar contigo aparecen como pendientes hasta que los marcas como atendidos, para que ninguno se te olvide.

Recaut no graba el audio de las llamadas ni guarda transcripciones de las conversaciones: solo registra los datos necesarios para que tengas el control de tu agenda.

Recaut no graba el audio de las llamadas ni conserva transcripciones. El audio se procesa en tiempo real para mantener la conversación y, al colgar, solo se guardan los datos necesarios: el número de quien llama, la fecha, la duración y el resultado de la llamada.

El número de teléfono de quien llama se borra del registro de la llamada a los 30 días, y los avisos ya atendidos se eliminan 30 días después de marcarlos como hechos. La base de datos de Recaut está alojada en Alemania, dentro del Espacio Económico Europeo, y las credenciales de los calendarios se guardan cifradas.

Respecto a los datos de tus clientes, tu negocio es el responsable del tratamiento y Recaut actúa como encargado, con un acuerdo de encargo del tratamiento conforme al RGPD. Puedes consultar todos los detalles en la política de privacidad.

No. Una vez configurado, Recaut trabaja solo. Sigues usando tu calendario de siempre y las citas que da el asistente aparecen ahí, junto a las que apuntas tú.

Solo tienes que entrar en el panel para revisar los avisos de clientes que quieren hablar contigo, consultar el registro de llamadas si te interesa o cambiar tu configuración, por ejemplo si añades un servicio nuevo o cambias tu horario.

Sí. Lo conectas mediante la autorización oficial de Google y puedes desconectarlo cuando quieras desde el panel.

Si usas otro programa de citas que sincroniza sus eventos con Google Calendar, Recaut podrá tenerlos en cuenta a través de ese calendario.

Sí. Antes de confirmar cualquier cambio en tu plan verás las condiciones y el importe. Si dejas de usar Recaut, basta con desactivar el desvío en tu teléfono para que las llamadas vuelvan a sonar solo en tu número, y tus citas siguen en tu calendario como siempre.